Kinh nghiệm làm báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong kinh doanh. Đây là bức tranh tổng hợp, phản ánh một cách chi tiết tất cả những khía cạnh quan trọng về tài chính và hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trong một giai đoạn thời gian cụ thể, thường là một năm tài chính.

Khi ta nói về báo cáo tài chính, chúng ta đang nói về một tài liệu phức tạp, cung cấp thông tin không chỉ về tài sản, nợ và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, mà còn về các giao dịch tài chính, thu chi, doanh thu, lãi lỗ, và nhiều yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến sự phát triển và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Hằng năm, vào dịp cuối năm và đầu năm sau, người làm kế toán phải đối mặt với một nhiệm vụ đầy khó khăn: lập báo cáo tài chính. Công việc này không chỉ đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiên nhẫn mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế và tài chính. Để giúp giảm bớt áp lực và sự căng thẳng trong quá trình này, Taichinhvisa muốn chia sẻ một số kinh nghiệm quý báu về việc lập báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo rằng dữ liệu được thể hiện một cách chính xác, đẹp mắt, và tuân theo các quy định thuế.

Báo cáo tài chính là gì?

Báo cáo tài chính là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo tài chính thường bao gồm các phần chính sau:

• Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): Phản ánh tình hình tài sản, nợ và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Bảng cân đối kế toán thường chia thành hai phần: tài sản và nguồn vốn.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income Statement hoặc Profit and Loss Statement): Hiển thị kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định, bao gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận hoặc lỗ.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement): Mô tả luồng tiền của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định, bao gồm tiền thu từ hoạt động kinh doanh, tiền chi cho hoạt động kinh doanh và các hoạt động đầu tư và tài chính khác.
• Bản thuyết minh (Notes to Financial Statements): Bao gồm các giải trình và thông tin bổ sung về các khoản mục trên các báo cáo tài chính khác.

Báo cáo tài chính là công cụ quan trọng giúp các bên liên quan, bao gồm cả chủ sở hữu, nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan quản lý và nhân viên, hiểu rõ về tình hình tài chính và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có thể đưa ra các quyết định quan trọng về đầu tư, vay vốn, hoặc quản lý doanh nghiệp.

Liệt kê một số công việc hàng tháng

Hằng ngày, bộ phận kế toán phải thực hiện một loạt công việc cực kỳ quan trọng để duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định về tài chính và thuế.

• Hạch toán hoá đơn mua và bán hàng: Mỗi ngày, kế toán phải thực hiện việc hạch toán toàn bộ hoá đơn mua hàng hoặc nguyên vật liệu, dịch vụ được nhập vào hệ thống. Đồng thời, hoá đơn bán hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ cũng cần được hạch toán một cách kỹ lưỡng. Điều này đảm bảo rằng tất cả giao dịch được ghi chính xác và theo đúng quy định.
• Lập tờ khai thuế GTGT: Kế toán phải lập tờ khai thuế GTGT theo từng tháng hoặc quý. Trong quá trình này, việc sắp xếp hóa đơn đầu vào và đầu ra, cũng như các chứng từ kế toán, cần phải được thực hiện một cách cẩn thận để tránh sai sót trong khai thuế.
• Cân đối doanh thu và chi phí thường xuyên: Việc cân đối doanh thu và chi phí hàng ngày giúp xác định hướng điều chỉnh chi phí để làm giảm lợi nhuận hoặc tăng hiệu suất kinh doanh. Điều này đòi hỏi sự chú tâm đến mọi chi tiết trong giao dịch và ghi chép kế toán.
• Phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng: Để tính toán đầy đủ các chi phí, kế toán cần phải thực hiện việc phân bổ công cụ và dụng cụ theo tháng. Điều này giúp theo dõi và quản lý tài sản cố định một cách hiệu quả hơn.
• Trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng: Việc trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng là một phần quan trọng của việc duy trì sự minh bạch về giá trị của tài sản và quản lý tài sản dài hạn của công ty.
• Cân đối hàng tồn kho: Cân đối hàng tồn kho hàng ngày là một phần không thể thiếu của công việc kế toán. Việc này đảm bảo rằng dữ liệu về tồn kho là chính xác, tránh việc xuất âm kho hoặc tính sai giá vốn.

Những công việc chi tiết này đòi hỏi kiên nhẫn và sự tỉ mỉ, và chúng đóng góp quan trọng vào việc duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định về tài chính và thuế của doanh nghiệp.

Mẹo lập báo cáo tài chính nhanh và hiệu quả

Tất cả các bước kiểm tra và cân đối tài chính trong kế toán đều yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn thận. Dưới đây là một phân tích chi tiết của mỗi bước:

Bước 1: Kiểm tra chỉ tiêu thuế GTGT

• Đây là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định thuế GTGT.
• Thực hiện kiểm tra bằng cách so sánh các chỉ tiêu từ HTKK với số dư tài khoản 3331 hoặc 133.
• Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, cần kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.

Bước 2: Cân đối công cụ dụng cụ

• Kiểm tra sự cân đối giữa tài khoản 142, 242 trong bảng cân đối tài khoản và giá trị còn lại trong bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
• Bước này đảm bảo rằng các số liệu phải trùng khớp, không có sai sót nào trong việc ghi nhận tài sản cố định và công cụ dụng cụ.

Bước 3: Cân đối tài sản cố định

• Cân đối số dư tài khoản 214 với giá trị khấu hao lũy kế trên bảng triển khai khấu hao tài sản cố định.
• Nếu hai con số không khớp nhau, cần kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của việc ghi nhận tài sản cố định và khấu hao.

Bước 4: Kiểm tra chi tiết các kho

• Kiểm tra tồn kho tại các kho nguyên liệu, hàng hóa và thành phẩm, so sánh với số nợ trên tài khoản 152, 156 và 155.
• Nếu có sự khác biệt, cần kiểm tra nguyên nhân và thực hiện các điều chỉnh cụ thể.
• Bước này cũng đòi hỏi kiểm tra số lượng và giá trị của các mặt hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Bước 5: Kiểm tra tài khoản 334 (lương)

• Kiểm tra sự khớp giữa chỉ tiêu 11 trên mẫu thuế thu nhập doanh nghiệp và mẫu thuế TNCN với số liệu từ tài khoản 334.
• Điều này đảm bảo rằng thông tin về lương và thuế thu nhập cá nhân được báo cáo một cách đúng đắn và phù hợp với quy định.

Bước 6: Kiểm tra phần hệ giá thành

• Chi tiết bảng tình hình lãi lỗ theo từng sản phẩm để so sánh với tài khoản doanh thu trên bảng cân đối số phát sinh.
• Kiểm tra tài khoản 154 và so sánh với bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ.
• Điều này giúp xác định và chỉnh sửa bất kỳ sai sót hoặc không rõ ràng trong việc tính giá thành sản phẩm.

Bước 7: Kiểm tra tính hợp lý giữa tài khoản doanh thu và tài khoản chi phí

• Kiểm tra sự chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn. Doanh thu phải luôn lớn hơn giá vốn.
• Nếu có chênh lệch, cần xem xét các yếu tố như nguyên liệu, khấu hao tài sản cố định hoặc phân bổ công cụ dụng cụ để đảm bảo tính hợp lý của dữ liệu.

Bước 8: Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

• Kiểm tra tiền mặt để đảm bảo rằng số dư luôn là dương và không được phép âm.
• Đối với tiền gửi ngân hàng, kiểm tra sự khớp giữa số nợ trên tài khoản 112 và số dư thông báo từ ngân hàng.
• Nếu có bất kỳ không rõ ràng nào, cần điều tra và điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác.

Bước 9: Kết chuyển tính lợi nhuận

• Nếu có lợi nhuận cao, cân nhắc việc thêm chi phí, nhưng cần có hồ sơ nhân viên gốc và đảm bảo rằng các thông tin được báo cáo đúng cách và được hạch toán đúng theo quy định.

Bước 10: Cân đối chỉ tiêu

• Trước khi lập báo cáo tài chính, cần cân đối tất cả các chỉ tiêu trên bảng cân đối số phát sinh.
• Thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và kiểm tra sự chênh lệch số tiền thuế TNDN đã nộp so với cuối năm.
• Nếu cần điều chỉnh, thực hiện các hạch toán cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định thuế.

Thời hạn để nộp báo cáo tài chính năm

Theo quy định hiện hành quá trình chuẩn bị và nộp Báo cáo tài chính cho năm, tài chính của một công ty hoặc tổ chức là một quy trình quan trọng và phức tạp. Báo cáo tài chính phải được lập và kiểm tra kỹ lưỡng, sau đó nộp cho chủ sở hữu và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền. Thời hạn cuối cùng để nộp Báo cáo là 90 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán năm, và nó phải được công khai trong 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Quy trình này cũng bao gồm việc điều chỉnh và bổ sung nếu cần, cũng như lưu trữ tài liệu liên quan và kiểm toán (nếu được yêu cầu).

Trên đây là những kinh nghiệm làm báo cáo tài chính đầy đủ và chi tiết nhất mà Taichinhvisa muốn chia sẻ. Việc lập báo cáo tài chính là một quá trình quan trọng và phức tạp, nhưng nó rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định. Rất mong rằng các bạn kế toán có thể áp dụng và nắm vững những kiến thức và kỹ năng này khi lập báo cáo tài chính. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua sự chia sẻ này, quá trình làm việc của bạn sẽ trở nên hiệu quả và đáng tin cậy hơn, giúp doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kế toán an toàn và minh bạch.